RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

CONAM

(OBNL – ORGANISATION À BUT NON-LUCRATIF )

Les amendements proposés sont indiqués en rouge

Chapitre 1

 Définitions:

 Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent à moins que le contexte n’indique le contraire: 

L’association :       L’association CONAM Inc.     

La compagnie :     L’association.

La loi :                   Lois des Compagnies du Québec, Partie III.

Règlements :        Les règlements de régie interne de l’association.

Administrateur :   Un membre du Conseil.

Membre en règle :Membre qui a réglé sa cotisation annuelle ou ayant obtenu une carte de membre par décision du C.A.

Conseil :                Le conseil d’administration (C.A.).

Conseil exécutif :  Le groupe constitué des officiers du C.A., élu par le conseil d’administration.

Membre corporatif : Personne morale ou physique, vivant ou faisant profit de ce qu’il annonce ou offre   aux membres de l’association.

 Chapitre II

 Dispositions générales :

 2.1 Formation et nature :

 La présente association a été incorporée comme corporation à but non-lucratif en vertu de la Loi des compagnies du Québec, 3ème partie.

 Le nom de l’association est « l’Association des Constructeurs Navals et Navigateurs Amateurs Inc. » pouvant répondre à la dénomination : l’association CONAM INC. ou La CONAM

 2.2 Siège social : à être déterminé d’année en année par le C.A.

 2.3 Place d’affaires : à être déterminée d’année en année par le C.A.

 2.4 Territoire: l’association peut recruter ses membres sans limite de territoire.

Objectifs de l’association :

2.5 Les objets pour lesquels la corporation est constituée, tel qu’identifiés dans les lettres patentes, datant du 29 octobre 1981, sont :

a. Favoriser le regroupement des amateurs de nautisme, de navigation et de voile. 

 b. Organiser des conférences ou tout autre média d’information écrit et audiovisuel afin de favoriser la mise à jour et l’évolution des connaissances de la navigation, du nautisme et de la voile.

 c. Améliorer et favoriser le climat social et les relations humaines de ses membres.

 d. Être le porte-parole de ses membres auprès de toute autorité, médias de toutes natures, producteurs, importateurs, grossistes, marchands, en ce qui concerne la navigation, le nautisme et les sous-produits de ces derniers. 

 e. Offrir des formations diverses ou séminaires techniques ou informatifs soit par ses membres ou par des intermédiaires attitrés.

 Chapitre III

 Pouvoirs de l’association :

 a. Acquérir, louer ou autrement posséder des terrains, bâtisses, entrepôts, garages, magasins, usines, chantiers, équipements, outillages, mobiliers ou tous autres instruments utiles à la poursuite de ses activités.

 b. De façon générale, établir tous les services inhérents, connexes ou jugés nécessaires par le conseil ou l’assemblée générale à la poursuite des fins de l’association.

c. Organiser et/ou participer à des événements reliés au nautisme.

 d. Utiliser et/ou développer des moyens de communication pour informer ses membres.

 Chapitre IV

 Membres:

 4.1 Le membre principal de l’association est une personne physique âgée de 18 ans et plus et qui:

 a. signé un formulaire d’inscription;

b. payé la cotisation annuelle : la cotisation annuelle doit être payée au moment de la signature du formulaire d’inscription;

c. s’engage à respecter le règlement;

 d. est un constructeur ou un rénovateur amateur de bateaux ou toutes personnes intéressées au nautisme.

 4.2 Le membre associé de l’association est une personne physique âgée de 18 ans et plus et qui est en relation de couple avec le membre principal et qui :

 a. signé le formulaire d’inscription;

 b. payé la cotisation annuelle :  la cotisation annuelle excédentaire doit être payée au moment de la signature du formulaire d’inscription;

 c. s’engage à respecter le règlement;

 d. est un constructeur ou un rénovateur amateur de bateaux ou toutes personnes intéressées au nautisme.

 Une famille consiste en deux conjoints et leurs enfants de moins de 21 ans demeurant à la même adresse qu’un des conjoints.

 4.3 Perte de la qualité de membre :

 a) La qualité de membre se perd par démission ou exclusion.

 b) Un membre peut démissionner en remettant un avis écrit de 30 jours.

Le conseil peut accepter la démission avant l’expiration de ce délai sauf si le membre a fait de ce délai une condition de démission.

 c)  Le conseil d’administration, après avoir fait connaître par écrit à un membre les motifs invoqués pour sa suspension ou son exclusion et lui avoir donné l’occasion de se faire entendre, peut le suspendre ou l’exclure pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

 i) S’il n’a pas exécuté les versements échus sur sa cotisation annuelle.

 ii) S’il n’a pas exécuté ses engagements envers l’association.   

 iii)    S’il exerce une activité qui va à l’encontre des intérêts de l’association.

 iv)    S’il commet un acte jugé indigne, contraire ou néfaste aux buts poursuivis par l’association.

 d)  Le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps à autre déterminer; seul l’assemblée générale pourra renverser la décision.

 Le procès-verbal de la séance du conseil d’administration au cours de laquelle un membre est suspendu ou exclu doit mentionner les faits motivant cette décision. Un avis de la suspension ou de l’exclusion est adressé à ce dernier dans les six jours de la décision.

 Un membre suspendu ou exclu perd le droit d’être convoqué aux assemblées de l’association, d’y assister et d’y voter ainsi que celui d’exercer toute fonction. La perte de ces droits prend effet à compter de l’adoption de la résolution du conseil d’administration.

 4.4 Cotisation :

 a) Chaque membre de l’association est tenu de payer une cotisation annuelle de service dont le montant est fixé sur recommandation du conseil par l’assemblée générale.

 b) La durée de la carte de membre est de 12 mois, à partir de la date d’adhésion.

 c) La durée de la carte de membre pour un membre corporatif est de 12 mois, à partir de la date d’adhésion.

 d) Nonobstant de la date d’inscription, la cotisation est annuelle, fixe, et non remboursable.

 e) La carte de membre n’est pas transférable.

 Chapitre V

 Constitution

Assemblée générale

 Les membres en règle de l’association présents et avec droit de vote constituent l’assemblée générale lorsqu’ils sont convoqués en assemblée générale annuelle ou en assemblée générale spéciale. 

 Assemblée générale annuelle

5.1 Tenue et objet :

 a) Dans les quatre (4) mois suivant la clôture de chaque exercice financier de l’association, ses membres doivent être convoqués en assemblée générale annuelle tenue au siège social de l’association ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration, pour :

 i).   Prendre connaissance des activités de l’année qui se termine

 et du rapport annuel.

ii). Adopter les états financiers de l’année qui se termine.

iii). Approuver les prévisions budgétaires pour l’année à venir.

iv).  Élire les administrateurs.

v).   Se prononcer sur toutes questions concernant l’association.

 b) La date, l’heure et l’endroit, sont déterminés par le conseil.

5.2 Quorum: 

  Le quorum à l’assemblée générale est constitué  de dix (10) membres.

5.3 Avis de convocation :

 L’avis de convocation est donné par lettre déposée à la poste à l’adresse connue de chaque membre ou par tout autre média, au moins dix (10) jours précédant la date fixée. Cet avis est donné par le secrétaire à la demande du président et devra mentionner dans le cas d’une assemblée générale spéciale, en plus de la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés, seuls ces sujets pourront être entendus.  Cependant, une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres en règle ont donné leur consentement à la tenue d’une assemblée sans avis.  En tout temps, la présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre.

 Les décisions prises à une assemblée générale ne peuvent être annulées sous prétexte que des membres n’ont pas reçu l’avis.

5.4 L’ordre du jour doit contenir au minimum :

 a) Ouverture par le président d’assemblée.

b)  Lecture de l’avis de convocation.

c)  Lecture et adoption de l’ordre du jour.

d)  Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale ou spéciale.

e) Rapport du président   Rapport des administrateurs (ça inclut la présidence ).

f) Rapport des faits  et gestes des administrateurs.

g)  Lecture et adoption du rapport financier, incluant lecture et adoption du rapport du vérificateur.

h) Lecture et adoption du budget.

i)  Nomination du vérificateur.

j)  Élection des administrateurs.

k)  Clôture ou ajournement.

Assemblée générale spéciale 

5.5 Pouvoir et devoir de convoquer :

 Le conseil lorsque nécessaire peut convoquer les membres de l’association en assemblée spéciale lorsqu’il le juge utile à tout endroit fixé par lui.

 Une assemblée générale spéciale doit être convoquée lorsqu’un dixième (1/10) des membres en règle en font la requête auprès du C.A. Le Conseil doit convoquer l’assemblée générale spéciale dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite; cette convocation devra spécifier les objets d’une telle assemblée. À défaut par le conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite pour les mêmes objets.

5.6 Avis de convocation :

 Tel que prévu à l’article 15 du présent règlement.

5.7 Quorum: 

Les membres en règle présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres. . Le quorum à l’assemblée générale spéciale est constitué  de dix (10) membres.

5.8 Ordre du jour :

 À une assemblée spéciale, seuls les items mentionnés à l’avis de convocation peuvent être

l’objet de délibération et de décision.

 Droit de vote

 5.9 Vote aux assemblées générales annuelles et spéciales :

 a) Un membre en règle, à une assemblée générale annuelle ou spéciale, n’a droit qu’à un vote. La personne physique qui a signé le formulaire d’inscription de membre corporatif est considérée comme membre en règle à l’assemblée et a droit à un (1) vote.

 b) Ce vote ne peut être donné par procuration, sauf pour les membres corporatifs qui peuvent avoir un remplaçant.

 c) Sous réserve des dispositions de la loi, le vote est pris à main levée à moins qu’à la demande d’au moins 30% des membres présents, ils exigent le vote secret.

 d) Seul les membres en règle ont le droit de vote. En cas d’égalité des voix, le président a voix prépondérante.  Toutes questions soumises à l’assemblée seront tranchées à la majorité simple des voix validement données.

5.10 Président et secrétaire d’assemblée :

 Les assemblées sont présidées par le président de l’association et le secrétaire de l’association agit comme secrétaire des assemblées.  Si ces derniers font défaut, l’assemblée se nomme un président et secrétaire d’assemblée qui veillent au bon déroulement et conduisent ladite assemblée. Sur demande du président, toute autre personne approuvée par l’assemblée peut également présider.

 Chapitre VI

 Conseil d’Administration

 6.1 Composition :

 L’association est régie par un conseil d’administration de neuf (9) membres, qui sont élus par l’assemblée générale.

 Une fois l’an, le conseil d’administration doit convoquer les membres en assemblée générale afin d’élire les administrateurs du C.A. pour leur mandat.

 L’avis de convocation pour la tenue de ces élections sera fait selon l’article 15 des présents règlements.

6.2 Éligibilité :

 Pour être éligible comme administrateur il faut :

 a) Être membre en règle de l’association;

 b) Déclarer toutes formes de conflits d’intérêts ou opérations susceptible de nuire à l’association;

6.3 Durée d’office :

En alternance, trois (3) à cinq (5) des membres   trois (3) des membres  du conseil d’administration sont élus annuellement, pour un mandat de deux (2) trois (3) ans; le reste des membres assurant la continuité des affaires courantes. Les administrateurs exercent leur mandat jusqu’à l’élection de leurs successeurs. 

 En tout temps durant leur mandat, un membre du Conseil peut être révoqué de ses fonctions lors d’une assemblée générale ou spéciale sous réserve d’une inscription à cet effet sur l’avis de convocation à moins que tous les membres de l’association soient présents.

 Un administrateur ne devrait pas pouvoir rester en place plus de 2 mandats consécutifs sauf sous les circonstances lui oblige. Exemple manque de relève. 

6.4 Retrait d’un administrateur :

 Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

 présente par écrit sa démission au conseil d’administration;

décède ou devient insolvable ou interdit de pratique par un tribunal;

cesse d’être éligible; ou 

est destitué par un vote des 2/3 des membres en règle réunis en assemblée générale ou spéciale convoquée à cette fin.

6.5 Engagement de confidentialité :

 Tout administrateur s’engage à n’utiliser l’information et la teneur de tous sujets traités lors d’assemblées régulières du conseil d’administration, que conformément aux directives unanimes de tous les administrateurs et/ou à n’en divulguer, ne permettre la divulgation soit partiellement ou en totalité à toute personne ou membre que dans le cadre d’une assemblée générale ou spéciale.  Il est également interdit de reproduire ou de permettre la reproduction de documents d’information relatifs à l’association et auxquels lesdits administrateurs ont accès dans le cadre de leurs fonctions, ni à discuter de quelque façon que ce soit des informations ou décisions du conseil d’administration sauf lors d’assemblées générales ou extraordinaires convoquées à cet effet où il sera traité de ces points litigieux.

 6.6 Rémunération :

 La fonction d’administrateur n’est pas rémunérée pour ses services.

6.7 Indemnisation :

 Les dépenses encourues par un administrateur dans l’exercice de ses fonctions, autorisées ou ratifiées par le Conseil, peuvent lui être remboursées. Les politiques et les procédures établies par le Conseil uniformisent les dépenses remboursables.

 6.8 Vacance :

 Le conseil d’administration peut nommer un administrateur afin de combler un poste vacant et ce jusqu’à la fin de son terme. Toutefois, si le nombre d’administrateurs qui demeurent en fonction n’est pas suffisant pour former quorum, un administrateur ou deux membres de l’association peuvent ordonner au secrétaire ou à un autre membre du conseil de convoquer une assemblée générale spéciale des membres pour combler cette vacance.

6.9 Assemblée du conseil d’administration :

 Le conseil se réunit aussi souvent que l’exigent les intérêts de l’association sur convocation du président, du vice-président, du secrétaire, à l’endroit indiqué dans l’avis de convocation ou précisé lors de l’ajournement de l’assemblée précédente.

 L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration se donne par lettre adressée à chaque administrateur à sa dernière adresse connue, ou tout autre média.  Le délai de convocation est d’aux moins cinq jours francs.  Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l’assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. L’assemblée du Conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur. Les décisions du conseil sont prises à la majorité simple des administrateurs présents. Le vote du président ne compte que pour briser l’égalité entre les autres administrateurs.

6.10 Quorum: 

 Le quorum à une assemblée du conseil est de cinq (5) administrateurs.

 6.11 Pouvoirs :

 Le conseil administre les affaires de l’association et en son nom, il en exerce les pouvoirs qui lui sont généralement ou spécialement délégués par l’assemblée générale. Le conseil ou son directeur général ont le plein pouvoir sur l’administration général et la régie interne.

 6.12 Résolution signée:

 Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue.  Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’association, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

 6.13 Participation à distance :

 Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone ou vidéoconférence. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

 6.14 Procès-verbaux et livres comptables :

 Les membres de l’association peuvent consulter les procès-verbaux, les résolutions du conseil d’administration, les livres comptables et les bilans financiers sur demande préalable, aux heures et lieux convenant aux différentes parties.

Conseil Exécutif :

Le conseil exécutif est composé des quatre officiers du conseil, soit le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, choisis parmi les administrateurs du conseil. À la première séance du conseil qui suit l’assemblée annuelle, les membres élus choisissent parmi eux les quatre officiers du conseil.

6.15 Le président :

 Le président du conseil est en même temps président de l’association. Il préside de plein droit les assemblées générales des membres et du conseil. Il peut se prévaloir de son vote prépondérant en cas d’égalité.  Il maintient l’ordre, dirige les délibérations, assure le respect du règlement et décide des questions de simple procédure sauf appel de sa décision. Il est ex-officio membre de tout comité ou commission spéciale. De sa seule initiative, le président peut déléguer sa fonction de président de l’assemblée à tout autre administrateur.

6.16 Le vice-président :

 Le vice-président du conseil est en même temps vice-président de l’association. Il exerce les fonctions et pouvoirs du président en cas d’absence de ce dernier. En son absence, l’assemblée choisira un président d’assemblée parmi les

6.17 Le secrétaire :

 Le secrétaire à la garde des archives. Il donne ou fait donner les avis requis pour la tenue des assemblées générales et des réunions du conseil et en dresse les procès-verbaux.

 6.18 Le trésorier :

 Le trésorier a la garde du portefeuille, des fonds et des livres de l’association dont il est responsable de la tenue et sur demande du conseil ou des vérificateurs, il doit soumettre tous ses livres à l’inspection.

 6.19 Le directeur général:

 Le directeur général, s’il y a lieu, est choisi par le conseil. Il exerce ses fonctions sous la direction, le contrôle et la surveillance du conseil qu’il représente vis-à-vis les tiers, dans les limites des pouvoirs qui lui sont confiés par le conseil. Sa rémunération annuelle et les autres avantages qui lui sont attribués dans le cadre de son contrat d’engagement lui sont conférés par l’assemblée générale.

 Sans limiter la généralité de ce qui précède, conjointement avec le conseil d’administration, le directeur général gère les affaires de l’association. Il :

 a) organise et coordonne les services;

b) applique les politiques de l’association et en dirige les méthodes d’opération;

c) a la responsabilité immédiate des biens meubles et immeubles de l’association;

d) a la responsabilité sur le personnel salarié selon les politiques du conseil;

e) a la garde des fonds et du portefeuille de l’association;

f) a la responsabilité de la tenue des livres;

g) a la responsabilité de la préparation du rapport annuel et du bilan qui doit être fait annuellement;

h) doit soumettre semi annuellement, un bilan sommaire au conseil;

i) exerce tout autre fonction que le conseil peut lui attribuer.

 6.20 Vote du directeur général :

 Le directeur général n’a jamais droit de vote, mais il a droit de parole et de proposition aux assemblées du conseil.

 Dispositions financières :

 6.21 Année financière :

 L’exercice social et financier de l’association commence le premier (1er) juillet et se termine le trente (30) juin de chaque année.

 Effets bancaires et contrats :

 6.22 Effets bancaires :

 Tous les chèques et autres effets bancaires de l’association sont signés par le président ou, en son absence, par toute autre personne désignée par le conseil et par le trésorier ou, en son absence, par toute autre personne désignée par le conseil. L’utilisation de cartes de débits est permise pour les dépôts. Toutefois, deux signatures sont requises pour les retraits seulement. Le tout afin de simplifier la gestion quotidienne des affaires de l’association.

 6.23 Contrats :

 Les contrats et autres documents requérant la signature de l’association sont signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier, ou par tout autre administrateur ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration, pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

 Chapitre VII

 Procédures d’élection :

             7.1 Nonobstant les dispositions subséquentes, l’assemblée générale peut réélire par acclamation son conseil sur simple proposition d’un membre dûment secondé et voté majoritairement par l’assemblée générale.

             7.2 L’assemblée générale se nomme un président d’élection, un secrétaire et deux scrutateurs choisis parmi les personnes présentes à l’assemblée, lesquelles après avoir accepté d’agir en cette qualité, renoncent à leur mise en candidature à un poste et à leur droit de vote.

             7.3 L’assemblée générale peut décider de réélire un seul ou plusieurs administrateurs par acclamation et de passer au scrutin pour les autres.

             7.4 Le président d’élection donne lecture des administrateurs sortant de charge ou des administrateurs devant faire face au scrutin.

            7.5 Le président d’élection informe alors l’assemblée des points suivants :

 a) Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

 b) L’assemblée peut mettre en nomination autant de candidats qu’elle le désire.

 c) Les mises en nomination sont closes sur une proposition dûment secondée et non-contestée.

             7.6 Le président s’assure que chaque candidat accepte d’être mis en candidature à l’élection. Tout refus élimine automatiquement le candidat.

             7.7 Après cette élimination, s’il y a plus de candidats que de postes à combler, il y a élection. Par contre si le nombre de candidats est égal au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation.

             7.8 S’il y a élection, et qu’elle se tient au vote secret, on doit inscrire sur le bulletin de vote un ou des noms jusqu’à concurrence maximum du nombre de postes vacants. Si le nombre de noms inscrits excède le nombre de postes vacants, le bulletin est annulé.

             7.9 Les scrutateurs cueillent les bulletins et en font le décompte. Les noms qui ont accumulé le plus de votes jusqu’à concurrence du nombre de postes vacants, deviennent les élus.

             7.10 En cas d’égalité de votes pour le (les) dernier(s) siège(s) seulement, le vote est repris entre les candidats égaux seulement.

       7.11 Le président déclare les nouveaux élus en donnant le résultat du vote.

             7.12 Toute décision du président d’élection quant à la procédure, lie l’assemblée sous réserve d’un appel de cette dernière.

 Chapitre VIII

 8.1 Opération:

 L’assemblée générale peut disposer des trop-perçus, excédents et économies annuelles selon qu’elle le juge à propos conformément aux dispositions de la Loi, sauf si le conseil à des visées sur l’utilisation de ce surplus. Il devra dans ce sens, présenter un plan qui devra être approuvé par la majorité plus un des membres présents. D’emblée le conseil d’administration effectue des placements rentables, avec les sommes engrangées, selon le concept du bon père de famille.

 8.2 Expert-comptable:

 Les membres en assemblée générale nomment un expert-comptable chargé de produire les états financiers annuels.

 Chapitre IX

 Dispositions générales

 9.1 Signature :

 a) Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire ou par les personnes qui les remplacent.

 Les extraits des procès-verbaux sont certifiés par le secrétaire, le président ou le directeur général.

 b) Tous les chèques, ordres de paiement, mandats, billets ou autres effets de commerce doivent être signés par au moins deux personnes dont le président ou, en son absence, par toute autre personne désignée par le conseil, et par le trésorier ou, en son absence, par toute autre personne désignée par le conseil.

 c) Pour endossement, dépôt, accusé-réception, une seule signature ou tampon est suffisant.

 d) Tous documents autres que ceux stipulés en a), b), c), liant l’association doivent être signés par les personnes désignées par le conseil.

 9.2 Commission spéciale:

 Le conseil peut, pour faciliter le bon fonctionnement de l’association, former des commissions ou comités et déterminer les attributions qu’elles exercent sous sa direction. Il peut aussi, à sa discrétion élaborer des politiques de gestion et de régies internes tant que celles-ci demeurent dans les limites des règlements votés à l’assembles des membres. 

 9.3 Modifications aux règlements:

 L’assemblée générale peut modifier le présent règlement conformément à la loi et aux stipulations du présent règlement à la majorité des 2/3 de l’assemblée des membres en règle présents pourvu que l’avis de convocation ait mentionné les modifications proposées.

 9.4 La manière de procéder durant toutes les assemblées est celle prévue au code Morin, sous réserve de dispositions contraires du présent règlement.

 

Par _________________________________ Président le __________________________

 

Date _________________________________